El martes 9 de diciembre tuvo lugar el cierre del Evento Rápido de Mejora (ERM) referido a las tareas involucradas en la inscripción de graduados a jura de títulos. Además de los participantes del ERM (integrantes del equipo de mejora Ana Cantero y Alejandra Rossi, Secretaria Académica Adjunta Inés Camilloni, Director de Alumnos y Graduados Guido Rodríguez Migueres, Subsecretario de Gestión Diego Quesada), estuvieron presentes el Vicedecano Luis Baraldo, el Secretario General Leonardo Zayat, la Secretaria Académica Marisa Gassmann y el graduado en Cs de la Computación Sergio Romano.
Los integrantes del equipo sintetizaron el trabajo realizado y los resultados obtenidos, y hubo espacio para algunas preguntas. Con la entrega de los certificados correspondientes, se dio por concluido el primer Evento Rápido de Mejora organizado por la Subsecretaría de Gestión.
La reseña de los principales resultados se puede consultar en la ficha resumen.
El jueves 13 se realizó con éxito la primera preinscripción online de asignación de vacantes para el acto de jura de diplomas. La nueva modalidad permite a los interesados reservar una vacante utilizando un navegador web, asegurándose una plaza para luego continuar el trámite personalmente en la Dirección de Alumnos y Graduados.
La innovación surgió por iniciativa del equipo que participó del primer evento rápido de mejora, coordinado por la Subsecretaría de Gestión. Otra mejora propuesta por el equipo -ya implementada- es la ampliación en el número anual de juras, que para 2014 pasó de 5 a 7. La posibilidad de no tener que acercarse personalmente para garantizar el lugar en el acto era uno de los reclamos más reiterados por parte de los graduados.
El desarrollo de esta mejora fue posible por la colaboración entre distintas áreas. Agradecemos a las Secretarias Académicas Marisa Gassmann e Inés Camilloni y al Director de Alumnos y Graduados Guido Rodríguez Migueres, quienes convalidaron la modalidad de trabajo y se comprometieron a respaldar las conclusiones del equipo de mejora.
También agradecemos a Sergio G. Romano, graduado en 2012 de la Licenciatura en Ciencias de la Computación, que donó su tiempo y experiencia para el desarrollo de la aplicación de preinscripciones online. El desarrollo es de código abierto (con licencia MIT) lo cual permite que cualquier persona o institución pueda extenderlo, auditarlo o usarlo de manera libre y gratuita y se encuentra en la plataforma github. Asimismo queremos agradecer a la Unidad de Tecnologías de la Información (UTi), que aloja y da soporte operativo a la aplicación y está desarrollando una nueva versión, integrada a los sistemas de la facultad.
El desafío
🧐El proceso de inscripción a juras de graduados/as era presencial y no admitía más inscripciones que la capacidad de una jura.
🧐Existía un incentivo para hacer fila desde antes del horario de apertura de la inscripción, por el riesgo de quedar sin cupo.
El resultado
👍Implementamos un sistema de pre-inscripción online.
👍Se aumentó el número de juras por año y se hicieron cambios en la modalidad de la explicación sobre la jura y firma del diploma.
👍Adicionalmente, al utilizar los emails ingresados en el formulario online por los propios graduados, se eliminaron los rebotes de emails por carga errónea.
👍Quienes quieren jurar su título pueden pre-inscribirse por internet, evitando viajes innecesarios.
👍El trámite de inscripción se agilizó y se disminuyó el tiempo de espera entre juras.
La reseña de los principales resultados se puede consultar en la ficha resumen.
El equipo de mejora estuvo integrado por: – Alejandra ROSSI (Departamento de Títulos) – Ana CANTERO (Departamento de Títulos) – Griselda FERRERO (Departamento de Títulos) – Leticia ALLER (Departamento de Recursos Humanos)
El Evento Rápido de Mejora tuvo como facilitador a Diego QUESADA-ALLUÉ (Subsecretaría de Gestión)
Estuvimos presentes en el 19 congreso de la Sociedad Argentina Pro Mejoramiento Continuo (SAMECO). Durante dos jornadas tuvieron lugar conferencias plenarias, trabajos técnicos y presentación de experiencias de grupos de mejora.
Aunque mayormente del sector privado de manufactura, también hubo lugar para algunas experiencias del sector público, como las presentaciones de la Biblioteca de la Universidad Nacional del Sur -que certifica su sistema de gestión de la calidad mediante normas iso 9001:2008- y del programa de gestión de la calidad en salud del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
En una actividad satélite, participamos de la reunión de creación del Comité de Intercambio de Experiencias (CIE) de enseñanza de la mejora continua en la Universidad.
Desde el Consejo Directivo del 22 de septiembre pasado, se implementó una modificación al circuito de firma de resoluciones CD. La modificación consiste en que los expedientes pasan de la oficina del Consejo directamente a la firma de las autoridades académicas, sin pasar en esa instancia por la Dirección de Personal.
Este cambio permite reducir los tiempos en los cuales se notifican las resoluciones, con impacto sobre distintos procesos como, por ejemplo, la liquidación de sueldos.
La iniciativa de mejora provino del equipo del Departamento de Movimiento de Personal y fue acompañado por las áreas involucradas (Consejo Directivo, Secretaría Académica, Dirección de Despacho y Mesa de Entradas). La Subsecretaría de Gestión documentó el proceso antes y después del cambio y coordinó su implementación.
Felicitamos a todos los que participaron en la implementación de este cambio y los alentamos a seguir encontrando aspectos a mejorar.
El jueves 3 de julio tuvo lugar el primer evento rápido de mejora organizado por la Subsecretaría de Gestión en el marco del Programa de Calidad y Mejora Continua en la Gestión.
Participaron de la actividad integrantes de la Dirección de Alumnos y Graduados, y de la Dirección de Personal.
El proceso a mejorar fue la inscripción de graduados a jura de títulos; los principales resultados se pueden consultar en la ficha resumen.
Al usar un archivo .csv (guardado con Microsoft Excel) para generar los tokens en Limesurvey, se presentó un problema: los caracteres con acentos desaparecían.
La solución encontrada fue abrir el .csv con Libre Office y guardarlo con la codificación UTF-8, como se explica acá: http://www.csvimproved.com/frequently-asked-questions/916-save-a-csv-file-as-utf-8
Estuvimos presentes en la jornada cuya temática fue «Iniciativas de Gobierno Abierto en el contexto del Programa Carta Compromiso con el Ciudadano», organizado por la Subsecretaría de Gestión y Empleo Público dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación. Además de las autoridades de la Oficina Nacional de Innovación de Gestión, expusieron invitados de la cátedra de gobierno abierto de la UNLP, de la fundación CiGob, de la ANMAT, de la Dirección Nacional de Migraciones (Ministerio del Interior) y de la Dirección de Recursos Informáticos (Jefatura de Gabinete). Los ejes fueron la vigencia del Programa Carta Compromiso con el Ciudadano, la vinculación entre el programa y el Gobierno Abierto, algunas experiencias de organismos adheridos a la Carta y herramientas disponibles para disponibilizar información (Portal de Datos Públicos).
