A partir de la última reunión realizada sobre designaciones de docentes, surgió como tema a tratar el proceso de Libre Deuda de Biblioteca para las licencias, renuncias y bajas de cargos. Para ello, se convocó a los sectores involucrados, de manera de identificar problemas y proponer mejoras. De ello surgió un nuevo proceso que se probará en prueba piloto por dos departamentos voluntarios (BBE y QO). Desde aquí podrás acceder a una ficha resumen.
El desafío
🧐En los casos de licencias, renuncias y bajas de cargos, cada docente debía solicitar el Libre Deuda en la Biblioteca, completando a mano y por triplicado un formulario para tal fin. Si el docente no lo hacía, no se le impedía el uso de la licencia.
🧐Cada formulario debía ser firmado por la Dirección de biblioteca y luego incorporado al Expediente (debiendo rastrearlo), generando pilas de papeles.
🧐Esos formularios tenían luego diferentes circuitos, paralelos a la solicitud original del docente y muchas veces su tramitación finalizaba después de haber completado la licencia.🧐Además, estos circuitos no contemplaban casos de fallecimientos o jubilaciones, dejando afuera muchos libros recuperables.
El resultado
👍Al revisar la reglamentación se notó que no era necesario generar el certificado en papel, por lo que se eliminó y se creó un formulario online digital, accesible desde cualquier dispositivo con acceso a internet y en cualquier momento.
👍Se sumaron los casos que no se revisaba la deuda de libros: jubilaciones y AY1 que hayan abandonado la carrera.
👍Se compartió a Biblioteca la información de préstamos de las Hemerotecas, de manera que puede consultarla de manera autónoma, evitando enviar un email o llamado de consulta.
👍En caso de tener deuda, se mantiene el protocolo de recupero (contacto a docente y/o Departamento). En caso de no tener deuda, se realiza un registro interno (sin generar certificado papel).
Cómo lo logramos
Tomando como foco la recuperación de libros y el menor impacto al usuario, se propuso como objetivo lograr el mejor proceso posible mediante la elaboración grupal y colaborativa.
-> Surgió en una de las reuniones periódicas de mejora con diferentes áreas.
-> Se convocó a los sectores involucrados, que identificaron los problemas y propusieron mejoras.
-> Se capacitó a personal de Biblioteca sobre uso de Formularios online, elaborando material gráfico de consulta.
-> Se realizó una prueba piloto con dos departamentos (BBE y QO).
-> A partir del feedback recibido en la prueba piloto y a encuestas a docentes, se ajustó el proceso y se implementó para todos los Departamentos e Institutos.