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La Subsecretaría de Gestión (SsG) -dependiente de la Secretaría General- de Exactas UBA se creó en 2014 (Res. CD 0596) con el fin de lograr una gestión moderna y efectiva en las distintas áreas de la facultad, y estructuró sus actividades en dos programas: i) calidad y mejora continua en la gestión, y ii) planificación y evaluación institucional.
Desde su creación, la SsG adopta abordajes sistémicos y de procesos, con foco en las necesidades y expectativas de los integrantes de la comunidad; impulsa la calidad en los procesos de la gestión y desarrolla una cultura de mejora continua; así como también asiste a las distintas áreas en el análisis, documentación y mejora de procesos administrativos, mirando cada proceso de punta a punta y colaborando en conjunto para mejorarlo y beneficiar a estudiantes, docentes, nodocentes, investigadores y demás actores involucrados.
A continuación se listan las actividades relevantes llevadas a cabo desde su creación:
2014/06. Evento Rápido de Mejora (ERM1) para la implementación de Preinscripción online a juras de títulos para graduados.
2014/07. Creación de web propia de la subsecretaría, y logramos tener un equipo de trabajo.
2014/09. Documentación del proceso de Designación de docentes auxiliares.
2014/10. Elaboración de organigramas.
2014/10. ERM2 para el proceso de Designación de docentes auxiliares, a partir del cual se crea el formulario estandarizado de solicitud de designaciones docentes (FORM-ACAD-002).
2014/12. Mejora en el proceso Preinscripción para jura de títulos.
2015. Creación del programa de Planificación y evaluación de la gestión (trabajando en conjunto con otras Secretarías).
2015/04. Estandarización de formularios para solicitud de uso de espacios en Pabellón I y II (FORM-ACAD-001 Solicitud de uso de Aula Magna Pab I y II, FORM-EXT-001 Solicitud de uso de Bar-Comedor Pab II).
2015/06. Acompañamiento y mejora de procesos con la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho. Ayudamos al área a trabajar mejor, en particular en aliviar cuellos de botella a la entrada y salida en Mesa de Entradas, mejor distribución de las tareas. Confección de Matriz de personas-tareas.
2015/09. ERM3 para la estandarización de nuevos formularios: Solicitud de bajas en cargos docentes (FORM-ACAD-003), Alta y reintegro de licencia sin goce de sueldo (FORM-ACAD-004), Reintegro de licencia con goce de sueldo (FORM-ACAD-005) y Modificación en cargos (FORM-ACAD-006).
2015/09. Acompañamos al equipo de UTI-SIS y al Departamento de Movimientos de Personal en el diseño, desarrollo y puesta en producción del Sistema de Gestión Departamental (SiGeDep).
2015/10. Acompañamos al equipo de UTI-SIS y al Departamento de Movimientos de Personal en el diseño, desarrollo y puesta en producción del Sistema de Gestión de Cargos (SideCar).
2016/01. Diseño e implementación de Planes Operativos Anuales (POA) para la administración central.
2016/02. Evaluación del programa de becas Sadosky y programa de ingresantes mediante la contratación de evaluadores externos.
2016/02. Creación de la Oficina de digitalización, para digitalizar documentos en papel de la administración central, para su preservación y disponibilidad (actualmente lleva más de 900 legajos de alumnos digitalizados).
2016/07. Emisión del formulario Prórrogas en cargos docentes (FORM-ACAD-007).
2016/11. Creación de lista de discusión Usuarios Sigedep para usuarios del sistema, vía Mailman.
2017/06. ERM4 sobre la expedición de títulos universitarios, realizada por la Dirección de Alumnos y Graduados.
2017/02. ERM5 con Mesa de entradas y Despacho. Seguimiento de tareas relacionadas a la distribución de tareas del área.
2017. Capacitación y acompañamiento en metodologías ágiles (Scrum) con el equipo directivo del Jardín Materno Infantil “Mi Pequeña Ciudad”. Eventos Kaizen con personal de cocina y limpieza, y con docentes; ejercicio de autoasignación a salas.
2018/10. Presentación de caso Jardín maternal ‘Mi primera ciudad’ en el Encuentro anual de mejora continua de la Sociedad Argentina Pro Mejoramiento Continuo (SAMECO).
2018/11. Creación de lista de discusión Kaizen Recalculando vía Mailman para quienes asistieron a los eventos rápidos de mejora (ERM) y las reuniones de Recalculando.
2018/12. Creación de equipo de mejora Recalculando Posgrado.
2019/02. Conformación de un equipo de mejora para la implementación del sistema Comunicaciones Documentales (COMDOC), incluyendo capacitación y acompañamiento en metodologías ágiles (Scrum).
2019/05. Creación del formulario Solicitud de cobertura ART (FORM-HCDA-001).
2019/05. Creación del formulario Solicitud en prórrogas de cargos docentes (FORM-ACAD-007).
2019/05. Mejora del proceso Pago a docentes de posgrado, y creación de formulario estandarizado para ese proceso (FORM-POSG-001).
2019/08. Mejora de proceso Libre deuda de Biblioteca para licencias, renuncias y bajas de cargos, y creación de formulario online.
2019/08. Mejora del formulario Solicitud de licencias con goce menor a un mes y aprobación del mismo por Resolución Decano (FORM-ACAD-008).
2020/03. Capacitación en metodologías ágiles con personas de distintas áreas, a lo largo de 10 encuentros.
2020/06. Certificación Scrum foundations para asistentes a la mencionada capacitación.
2020/07. Capacitación para personal de las secretarías departamentales sobre Concursos en SiGeDep.
2020/09. Open Space con distintas áreas para conversar sobre la experiencia de “la virtualidad”.
2020/09. Trabajo en conjunto con el Servicio de Higiene y Seguridad para mejorar la forma de trabajo del equipo.
2020/09. Trabajo en conjunto con la Subsecretaría Técnica para mejorar la forma de trabajo del equipo.
2020/10. Adaptación y acompañamiento de equipo de mejora para la implementación del sistema Gestión Documental Electrónica (GDE).
Transversalmente a esas actividades, llevamos a cabo nuevas formas de acercamiento al trabajo, entre ellas:
. Introdujimos a la facultad herramientas y metodologías que antes no tenía: scrum, agilidad, mirada de trabajo multidisciplinario, metodología de Eventos Rápidos de Mejora (ERM) o eventos “Kaizen”, Análisis de causas raíz para detectar cuellos de botella, Confección de Matriz de personas-tareas.
. Estamos generando un cambio cultural en la forma de trabajar, reuniendo a integrantes de distintas áreas para abordar la mejora de procesos transversales.
. Brindamos el espacio y herramientas para la creación de equipos formados con representantes de diferentes áreas trabajando para mejorar sus procesos (“Recalculando”).
. Participamos en la conformación de equipos ágiles (COMDOC, GDE, Jardín, UTI).
. Acompañamos al Secretario General en la priorización de desarrollo de sistemas por parte de la Unidad de Tecnologías de la Información.
. Creamos un programa de gestión de la calidad y mejora continua, en el que se incluyeron Formularios estandarizados, documentación de procedimientos y procesos de diferentes áreas de la FCEN (exactas.uba.ar/sgc).