El desafío
🧐En el 2018, por normativa de UBA debía implementarse el sistema COMDOC para gestión de expedientes. SAUBA, el sistema existente, llevaba ya 10 años en uso, estaba obsoleto, brindaba escasa información y muy pocas personas tenían acceso y sabían usarlo.
🧐La implementación de un nuevo sistema implicaba que más personas accedan al mismo y que deban ser capacitadas. Pero sobre todo, implicaba un cambio y una oportunidad de cambio en los procesos, para que puedan ser gestionados a través del nuevo sistema.
🧐En 2020, en plena pandemia, surgió nuevamente la necesidad de adoptar un nuevo sistema (GDE), enfrentando problemáticas similares.
El resultado
COMDOC
👍Implementación en 1 año, con el sistema funcionando al 100%;
👍Cero problemas luego de la implementación;
👍La totalidad del personal de la facultad capacitada para su uso.
👍Manual de uso del sistema.
👍Con el sistema implementado, continuamos trabajando con el equipo en la mejora de los circuitos.
GDE
👍Primera implementación en 6 meses, con el circuito de REDEC -Resoluciones Decano-.
👍capacitación del personal en etapas, a medida que se suman nuevos circuitos.
👍Ante la imposibilidad de reuniones presenciales, se elaboraron video-tutoriales que agilizaron la capacitación.
Cómo lo logramos
→ Por primera vez en la administración de la facultad, se formó equipo Scrum multidisciplinario para implementar COMDOC.
→ Se aplicaron metodologías ágiles, capacitamos y acompañamos al equipo.
El equipo es auto-organizado y define sus propias tareas y la forma de hacerlas, cumpliendo con objetivos de la administración central.
→ Una vez implementado el sistema COMDOC, el equipo continúa trabajando, haciendo seguimiento y mejorando lo ya hecho.
→ Para implementar GDE, se volvió a convocar al equipo para la tarea y se sumaron nuevos integrantes.