El desafío
🧐A raíz de una Auditoría que realizó la UBA, se detectó que no había respaldo de legajos de los estudiantes. De allí surgió la necesidad de digitalizar documentos en papel de la Administración Central, para su preservación y disponibilidad.
🧐La Secretaría Académica, responsable de los legajos, solicitó nuestra participación para ayudarlos a diseñar y operar la solución.
El resultado
👍Se creó la Oficina de Digitalización; que ya lleva más de 15.000 legajos de estudiantes digitalizados.
👍Se reubicó a una persona interesada en cambiar de área, se lo asignó y capacitó como encargado exclusivo a la tarea.
👍La digitalización permitió que la documentación sea consultada remotamente, asegurando la preservación de la carpeta física original al no ser manipulada continuamente. Se liberaron y reordenaron espacios.
👍Se sentó precedente para iniciar procesos de digitalización en otras áreas.
Cómo lo logramos
→ Realizamos reuniones con la Dirección de Estudiantes y Graduados para conocer las necesidades de digitalización.
→ Se establecieron fases para la implementación, haciendo una priorización de los documentos a digitalizar.
→ Junto con UTI y Biblioteca Central se definieron estándares técnicos y especificaciones de guardado de los documentos.
→ Gestionamos la adquisición de las herramientas necesarias.
→ Se definió el procedimiento a seguir y lo documentamos de punta a punta para futuras capacitaciones.
→ Se realizaron pruebas piloto y ajustes para asegurar el éxito del proceso.