En las reuniones de mejora de Recalculando Designaciones Docentes surgió la necesidad de generar formularios estandarizados que reemplacen a las notas, con el objeto de agilizar los procesos (favoreciendo a que se cuente con toda la información y documentación necesaria para dar curso a los trámites). Luego de crear entre todas las áreas involucradas los formularios de ART, designación de docentes, Baja de cargos, entre otros, surgió la necesidad de la mejora del proceso de Licencias. Se decidió comenzar trabajando con la licencia con goce de haberes menor a un mes (la única que no se aprueba en Consejo Directivo).
Para ello, se reunió a las áreas intervinientes y en conjunto se rediseñó el formulario amarillo antiguamente utilizado, creando el ACAD-008. En noviembre de 2018 se dio inicio a una prueba piloto, contando con la participación de dos departamentos: BBE y Química Orgánica, quienes aportaron Feedback para realizar ajustes y mejoras. Finalmente, en junio de 2019 se aprobó el nuevo formulario mediante la Res. D 0863/19, reemplazando definitivamente al Formulario Amarillo.
Qué se logró?
– Se delegó la aprobación de la licencia en la Secretaría Académica, dejando de pasar por Decano.
– Se revisó la normativa vigente y se detectó que para este tipo de licencia no es requisito obligatorio la nota de justificación por su presentación con menos de 30 días – se eliminó el ítem. –
– Se detectó que no se requería su paso por el CoDep.
– Se reemplazaron los campos completables por checks con opciones, permitiendo estandarizar los datos.
– Se creó en un PDF completable, al que se puede acceder desde cualquier dispositivo, evitando tener que solicitarlo físicamente en la Secretaría del Departamento.
Luego de su implementación, se entrevistó a docentes que tramitaron sus licencias con el nuevo Formulario, y se obtuvieron devoluciones satisfactorias: «-Ya no tengo que escribir tanto, sólo tildo la opción correspondiente«, «-Lo tengo guardado en mi PC, me agiliza no tener que pedirlo en la Secretaría«, «-Tiene la misma información, pero mejor ordenada«.