En una de las últimas reuniones de Recalculando Designaciones de Docentes, surgieron algunos temas de Posgrado para tratar, por lo que se generó el espacio Recalculando Posgrado para trabajar en la mejora de sus procesos.
Una de las problemáticas más recurrentes fue el proceso de pago a docentes. Se hicieron reuniones convocando a personas de todas las áreas involucradas, y entre todos identificaron las problemáticas actuales y propusieron mejoras en el proceso actual.
El desafío
🧐Optimizar los tiempos de pago de honorarios a docentes de Posgrado.
🧐Para iniciar el trámite, los docentes presentaban notas en Mesa de Entradas, quien reenviaba todo a Posgrado, y una vez aprobado volvía a pasar por MdE para seguir su curso.
🧐Esto generaba pérdidas de tiempo mientras la documentación esperaba ser enviada a Posgrado, y una vez allí, podía ser que faltase información o que la nota no tuviera todos los datos, por lo que se debía contactar al docente para corregirla o completarla antes de continuar.
El resultado
👍Se elaboró colaborativamente un formulario estandarizado (POSG-001) que reemplazó a la nota que presentaban los docentes/ personal administrativo de la Carrera. El formulario permitió mostrar de forma clara toda la información y documentación necesaria para procesar los pagos, e hizo que sea fácil de chequear si está completa o no.
👍También se modificó el circuito: el trámite ingresa directamente desde Posgrado y luego va a Mesa de Entradas; de esta manera se eliminan tiempos muertos al principio y permite que si hay algún problema al iniciar el trámite, Posgrado lo pueda salvar en el momento.
Cómo lo logramos
→ Se hicieron reuniones convocando a personas de todas las áreas involucradas: identificaron las problemáticas y propusieron mejoras en el proceso.
→ Definieron los campos del formulario y la subse ayudó con el armado del pdf interactivo.
→ Se hizo una prueba piloto del formulario con una Carrera de Especialización.
→ Con el feedback obtenido de la experiencia, se ajustó y se lanzó para todas las carreras y maestrías.
→ Se realizaron entrevistas a las áreas involucradas para continuar recopilando feedback.