El desafío
🧐No se hacía planificación de la gestión. Muy pocas áreas de la administración central tenían ese hábito. Estaban pendientes del día a día y de apagar incendios. No tenían tiempo para la reflexión.
🧐Las autoridades no contaban regularmente con información centralizada sobre cada área, y tampoco se solicitaba.
🧐Si un área planificaba algo lo hacía de manera aislada, sin tener en cuenta los planes de las otras áreas y sin saber si iba a poder contar con los recursos necesarios para llevarlo a cabo, por lo que muchos objetivos terminaban total o parcialmente incompletos.
El resultado
👍Creamos los Planes Operativos Anuales (POAs), un documento donde cada área de la administración central completaba con sus actividades habituales y permanentes, proyectos anuales, organigrama interno, listado de personal y necesidades presupuestarias.
👍Esto permitió disponer de información centralizada para coordinar objetivos, planificar el uso de los recursos y asignar personal.
👍En algunos casos ayudó a las áreas a frenar y reflexionar, poniéndose objetivos y haciendo que el tiempo sea más valioso y productivo en la dirección deseada. Generó un estímulo para nuevos desafíos.
👍Además, sirvió al personal para visibilizar las actividades habituales y permanentes, y a las nuevas autoridades para conocer de manera rápida en qué consistía el trabajo del área.
Cómo lo logramos
→ Tomamos de referencia Planes aplicados en otras organizaciones del sector público.
→ Conversamos con las Secretarías explicando el marco teórico y comentando la propuesta de los POAs y sus ventajas.
→ Elaboramos modelos base y acompañamos a las áreas en la elaboración, dando feedback y recibiendo comentarios de mejora.
→ Presentamos los POAs a las autoridades de la Facultad.
→ Seguimos ajustando los documentos base y dimos seguimiento a las áreas para el armado de los mismos en los años posteriores.