El miércoles 2 de noviembre tuvo lugar una reunión para reflexionar sobre el uso del Sistema Integral de Gestión Departamental (SIGeDep), a fin de hacer extensiva su utilización a todos los Departamentos.
En el encuentro se presentó el Manual de Usuario del SiGeDep que se confeccionó para facilitar su uso y se encuentra disponible en la sección de documentos.
A partir de la reunión se creó un mailing group con la lista de usuarios de SIGeDep para poder intercambiar consultas y tener una mayor interacción entre los usuarios del sistema.
Participaron de la actividad: los desarrolladores del Sistema, integrantes del Departamentos de Computación y los Departamentos Docentes de Biodiversidad y Biología Experimental; Física; Química Orgánica; Computación; Química Inorgánica; Geología; Ciencias de la Atmósfera y los Océanos y personal de la Secretaría Académica.
El desafío
🧐La información sobre el personal docente, los cargos y subcargos, y los concursos es administrada por cada Departamento.
🧐Cada uno utilizaba su propio criterio para ordenar esa información, distribuida en biblioratos, notas y/o planillas de Excel. Por otro lado, ese conocimiento no era el mismo para las personas de un mismo departamento. Todo esto generaba errores en las presentaciones hechas a Mov. de Personal, dando lugar a idas y vueltas para corregirlos que demoraban los trámites.
🧐Una vez que entraba en la órbita de Mov. de Personal, la única forma de conocer el estado del trámite era comunicándose con esa oficina.
El resultado
👍Se extendió la implementación del Sistema Integral de Gestión Departamental (SIGeDep), una herramienta online para docentes, investigadores y administrativos desarrollada por el Departamento de Computación, que permite el uso concurrente de los datos para gestionar los datos personales de docentes y nodocentes, la administración de cargos y subcargos, y el manejo de concursos, designaciones y asignación de materias de cada departamento. Aunque su uso no es obligatorio, está muy difundido entre los departamentos.
👍Al conectarlo con el Sistema de Cargos (SiDeCar) se logró agilizar el proceso de Designaciones de Docentes, ya que permite acceder a los mismos datos que la Administración Central, minimizando errores de carga. Ambos sistemas estructuran los datos de la misma forma para facilitar el cruce.
👍En pandemia permitió continuar haciendo concursos no presenciales y se agregaron funcionalidades para acompañar la virtualidad.
Cómo lo logramos
→ Recogimos necesidades de los Departamentos y Movimiento de Personal, y facilitamos reuniones de intercambio para definir los pasos a seguir.
→ Se trabajó en conjunto con el Departamento de Computación para la implementación del sistema en todos los Departamentos.
→ Facilitamos reuniones de capacitación y elaboramos un Manual de uso para tener de respaldo ante futuras capacitaciones de personal.
→ Se generó un sistema de tickets para reporte de incidencias y propuestas de mejora.
→ Creamos una lista mailman de usuarios y desarrolladores que funciona como espacio de colaboración e intercambio.
→ Realizamos encuestas de uso y satisfacción para trasladar información al equipo de desarrolladores. Damos seguimiento a nuevas implementaciones. Es un sistema en continuo desarrollo.
