El desafío
🧐El equipo directivo tenía la necesidad de reunirse pero no encontraba el espacio y tiempo para hacerlo.
🧐Por un lado, en la oficina principal había interrupciones permanentemente ya que ese espacio se utilizaba con diferentes fines.
🧐Por otro lado, nunca encontraba tiempo, ya que la modalidad de trabajo era reactiva (apagando incendios), respondiendo siempre a temas emergentes y sin poder focalizarse en los temas importantes.
🧐En paralelo, no estaba claro quién formaba parte del equipo de toma de decisiones.
El resultado
👍El equipo está claramente definido.
👍La modalidad es proactiva: se planifica y prioriza el trabajo. Utilizan Scrum como marco de trabajo: el equipo se reúne cada 15 días a hacer la planificación de las actividades (Sprint Planning), mejora continua de los servicios del jardín (Sprint Review) y mejora continua de procesos y equipo (Sprint Restrospective); y cada trimestre hace una planificación trimestral de alto nivel.
👍A falta de espacio, se sumó a la oficina principal un tablero de gestión visual y se comentó al resto del personal sobre lo que se estaba trabajando para que brindaran su apoyo y minimizar las interrupciones no esenciales.
Cómo lo logramos
→ Realizamos reuniones periódicas para entender el problema y visibilizar sus causas-raíces:
. Reflexión sobre las actividades planificadas y las no planificadas, y el tiempo dedicado a ellas.
. Retrospección sobre lo hecho para entender qué pasó.
. Planificación y priorización de actividades; estimaciones de esfuerzo y asignación de responsables por tarea.
→ Capacitamos en metodologías ágiles y gestión visual.
→ Conformación de un equipo Scrum, con reuniones quincenales fijas.