El 19 de diciembre el equipo de mejora de Mesa de Entradas y Despacho se reunió para trabajar sobre problemas relacionados al archivo de expedientes, uno de los temas propuestos durante el ERM5. Una vez identificadas las causas-raíces se establecieron prioridades para la implementación de cambios y mejoras en el proceso de archivo de expedientes, sobre las que se irá trabajando paulatinamente.
La reseña de los principales resultados se puede consultar en la ficha resumen.
Participaron de la actividad: Celia Bernardo (Dpto de Mesa de entrada). Alejo Zammito (Dpto de Mesa de entrada), Mirta Gerace (Dpto de Mesa de Entrada), Mabel Gigena (Dpto de Mesa de Entrada), Mariana Daus (Dirección de Despacho y Mesa de Entrada), Beatriz Ianni, Juliana Mariñas (Dpto de Mesa de entrada), Laura Costa (Dpto de Despacho), Karin Auer (Secretaría Académica),Marilina Rico (Subsecretaría de Gestión). Diego Quesada-Allué (Subsecretaría de Gestión).
El desafío
🧐 Una única persona -cada día- daba ingreso a la documentación en ventanilla. Esto generaba un cuello de botella, haciendo que los trámites demorasen más tiempo en ser procesados.
🧐Por otro lado, no se observaba una noción de “equipo” entre las dos áreas de la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho; existían especialistas para cada una de las tareas, dificultando la fluidez en los procesos.
🧐Además, se notaba falta de espacio y desorden en el sector de archivo de expedientes, dando lugar a otras problemáticas a la hora de buscar o guardar expedientes.
El resultado
👍Se establecieron turnos cortos de atención en ventanilla, y que cada persona que recibe una nota le de ingreso y la derive al sector correspondiente para su tramitación, eliminando así el cuello de botella y pases de mano innecesarios. Además se introdujo una mejora en el stock del trabajo, aplicando el método FIFO (primero entra, primero sale). Se logró así una reducción de tiempos en los procesos.
👍Para mejorar el archivo se compraron estanterías nuevas y se decidió digitalizar expedientes vinculados 900, para evitar su guardado innecesario.
👍Durante el trabajo realizado con el equipo -que se autodenominó como ‘vuelta de tuerca’-, se notó un cambio de actitud frente a la implementación de modificaciones en la distribución de tareas, mejorando el clima laboral.
Cómo lo logramos
→ Facilitamos un Taller Kanban para identificar problemas en el sector a nivel general, utilizando como marco teórico los “7 desperdicios”.
→ Realizamos encuentros quincenales en los que el grupo iba atacando los problemas detectados.
→ Se hicieron pruebas de testeo para chequear que las mejoras propuestas fueran efectivas.
→ Realizamos una matriz de habilidades entre las personas del área, lo que permitió visibilizar problemas en la organización y distribución de las funciones dentro del equipo.
→ Las personas hicieron capacitación cruzada, intercambiando sus conocimientos y habilidades con el fin de que todos puedan tramitar todo.
