Micaela Carrasco

El desafío

🧐El equipo directivo tenía la necesidad de  reunirse pero no encontraba el espacio y tiempo para hacerlo.

🧐Por un lado, en la oficina principal había interrupciones permanentemente ya que ese espacio se utilizaba con diferentes fines.

🧐Por otro lado, nunca encontraba tiempo, ya que la modalidad de trabajo era reactiva (apagando incendios), respondiendo siempre a temas emergentes y sin poder focalizarse en los temas importantes.

🧐En paralelo, no estaba claro quién formaba parte del equipo de toma de decisiones.

El resultado

👍El equipo está claramente definido.

👍La modalidad es proactiva: se planifica y prioriza el trabajo. Utilizan Scrum como marco de trabajo: el equipo se reúne cada 15 días a hacer la planificación de las actividades (Sprint Planning), mejora continua de los servicios del jardín (Sprint Review) y mejora continua de procesos y equipo (Sprint Restrospective); y cada trimestre hace una planificación trimestral de alto nivel.

👍A falta de espacio, se sumó a la oficina principal un tablero de gestión visual y se comentó al resto del personal sobre lo que se estaba trabajando para que brindaran su apoyo y minimizar las interrupciones no esenciales.

El desafío

🧐A raíz de una Auditoría que realizó la UBA, se detectó que no había respaldo de legajos de los estudiantes. De allí surgió la necesidad de digitalizar documentos en papel de la Administración Central, para su preservación y disponibilidad.

🧐La Secretaría Académica, responsable de los legajos, solicitó nuestra participación para ayudarlos a diseñar y operar la solución.

El resultado

👍Se creó la Oficina de Digitalización; que ya lleva más de 15.000 legajos de estudiantes digitalizados. 

👍Se reubicó a una persona interesada en cambiar de área, se lo asignó y capacitó como encargado exclusivo a la tarea. 

👍La digitalización permitió que la documentación sea consultada remotamente, asegurando la preservación de la carpeta física original al no ser manipulada continuamente. Se liberaron y reordenaron espacios.

👍Se sentó precedente para iniciar procesos de digitalización en otras áreas.

El desafío

🧐La información del personal docente, los cargos y subcargos estaba volcada en planillas de Excel y fichas de cartón escritas a mano.

🧐Esto impedía el acceso concurrente a los datos. Quienes trabajaban sacaban las fichas, y mientras las estuviese usando una persona, no podía usarla el resto, teniendo que rastrearlas, viendo si estaba en el excel, si se había perdido, etc.

El resultado

👍Se desarrolló e implementó el Sistema de Cargos (SideCar) para la Administración Central, una herramienta online que permite manejar las asignaciones a cargos docentes, su financiamiento e historia para mejorar el control y uso de los mismos.

👍Además, permite responder rápidamente a consultas de docentes y departamentos sobre el estado de los trámites en Mov. de Personal y generar de manera ágil proyectos de Resoluciones para designar cargos.

👍Se creó de manera tal que los datos se estructuran de la misma forma que el Sistema Integral de Gestión Departamental (SIGeDep), de manera de poder cruzar la información de los Departamentos docentes.