Marilina Rico

Formularios de solicitud de Licencias docentes

Formularios de solicitud de Licencias docentes

El miércoles 30 de mayo, se realizo una reunión con los secretarios administrativos de los departamentos docentes para comenzar a trabajar sobre las solicitudes de licencias docentes, específicamente se hizo foco en la instancia del procedimiento que requiere de la utilización de los Formularios de Licencias en sus tres variantes: licencias con goce de haberes por plazo menor a un mes, licencias con goce de haberes por plazo mayor a un mes, licencias sin goce de haberes por plazo mayor a un mes.

El objetivo inicial fue abordar de forma exploratoria los problemas que los usuarios -docentes y secretarios administrativos- encuentran al momento de completar los formularios. En una segunda instancia se avanzo en la propuestas de cambios en el procedimiento que los involucrados en su gestión, consideraban prioritarios.

A partir de lo trabajado se comenzará a evaluar la posibilidad de introducir mejoras al circuito correspondiente que eliminen la mayor cantidad de problemas e inconvenientes detectados y resulten en la reducción de tiempos y por ende en un proceso de solicitud de licencias más ágil y eficiente.

Participaron de la actividad integrantes de los Departamentos Docentes de Biodiversidad y Biología Experimental; Física; Química Orgánica; Química Biológica; Química Inorgánica; Ciencias de la Atmósfera y los Océanos, Matemática, Fisiología, Biología Molecular y Celular; Computación; Industrias; Geología; también participo Matías Ghiglione, docente del Departamento de Geología y la Secretaría Académica.

Publicado por Marilina Rico en Resumen semanal
Taller de Reflexión Jardín de Infantes «Mi pequeña Ciudad»

Taller de Reflexión Jardín de Infantes «Mi pequeña Ciudad»

El 9 de mayo se llevo acabo un taller de reflexión con el personal docente y no docente del Jardín de Infantes «Mi pequeña ciudad» en el marco de una jornada de capacitación general.

Con el personal docente se propusieron dos temas para debatir en conjunto: la realización de reunión de padres y los informes de progreso escolar. Divididos en 6 grupos se trabajó bajo la consigna de pensar aquellos aspectos que consideran que se debe modificar, agregar o eliminar en la realización de ambas actividades. Se pusieron en común las conclusiones alcanzadas por cada grupo, para concluir en propuestas generales y comenzar a trabajar en su implementación junto al equipo directivo.

 

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Mesa de Entradas y Despacho: Equipo de Mejora «Vuelta de Tuerca»

Mesa de Entradas y Despacho: Equipo de Mejora «Vuelta de Tuerca»

El 19 de diciembre el equipo de mejora de Mesa de Entradas y Despacho se reunió para trabajar sobre problemas relacionados al archivo de expedientes, uno de los temas propuestos durante el ERM5. Una vez identificadas las causas-raíces se establecieron prioridades para la implementación de cambios y mejoras en el proceso de archivo de expedientes, sobre las que se irá trabajando paulatinamente.

La reseña de los principales resultados se puede consultar en la ficha resumen.

Participaron de la actividad: Celia Bernardo (Dpto de Mesa de entrada). Alejo Zammito (Dpto de Mesa de entrada), Mirta Gerace (Dpto de Mesa de Entrada), Mabel Gigena (Dpto de Mesa de Entrada), Mariana Daus (Dirección de Despacho y Mesa de Entrada), Beatriz Ianni, Juliana Mariñas (Dpto de Mesa de entrada), Laura Costa (Dpto de Despacho), Karin Auer (Secretaría Académica),Marilina Rico (Subsecretaría de Gestión). Diego Quesada-Allué (Subsecretaría de Gestión).

El desafío

🧐 Una única persona -cada día- daba ingreso a la documentación en ventanilla. Esto generaba un cuello de botella, haciendo que los trámites demorasen más tiempo en ser procesados.

🧐Por otro lado, no se observaba una noción de “equipo” entre las dos áreas de la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho; existían especialistas para cada una de las tareas, dificultando la fluidez en los procesos.

🧐Además, se notaba falta de espacio y desorden en el sector de archivo de expedientes, dando lugar a otras problemáticas a la hora de buscar o guardar expedientes.

El resultado

👍Se establecieron turnos cortos de atención en ventanilla, y que cada persona que recibe una nota le de ingreso y la derive al sector correspondiente para su tramitación, eliminando así el cuello de botella y pases de mano innecesarios. Además se introdujo una mejora en el stock del trabajo, aplicando el método FIFO (primero entra, primero sale). Se logró así una reducción de tiempos en los procesos.

👍Para mejorar el archivo se compraron estanterías nuevas y se decidió digitalizar expedientes vinculados 900, para evitar su guardado innecesario.

👍Durante el trabajo realizado con el equipo -que se autodenominó como ‘vuelta de tuerca’-, se notó un cambio de actitud frente a la implementación de modificaciones en la distribución de tareas, mejorando el clima laboral.

Cómo lo logramos

→ Facilitamos un Taller Kanban para identificar problemas en el sector a nivel general, utilizando como marco teórico los “7 desperdicios”. 

→ Realizamos encuentros quincenales en los que el grupo iba atacando los problemas detectados.

→ Se hicieron pruebas de testeo para chequear que las mejoras propuestas fueran efectivas.

→ Realizamos una matriz de habilidades entre las personas del área, lo que permitió visibilizar problemas en la organización y distribución de las funciones dentro del equipo.

→ Las personas hicieron capacitación cruzada, intercambiando sus conocimientos y habilidades con el fin de que todos puedan tramitar todo.

Publicado por Marilina Rico en Mejoras
Evento Rápido de Mejora 5: Dirección de Mesa de Entradas y Despacho

Evento Rápido de Mejora 5: Dirección de Mesa de Entradas y Despacho

El 22 de noviembre tuvo lugar un Evento Rápido de Mejora (ERM5) con los integrantes de la Dirección de Mesa de entradas y Despacho con el objetivo de identificar oportunidades de mejora en los diferentes procedimientos del área.

Se trabajo en la identificación de temas/problemas a nivel general, utilizando como marco teórico la definición de los 7 desperdicios. Se distinguió el conjunto de problemas que involucran a otras áreas, priorizando las instancias internas del área en las que existen oportunidades de mejora para comenzar a trabajar en su implementación.

La reseña de los principales temas trabajados se puede consultar en la ficha resumen.

Participaron de la actividad: Celia Bernardo (Dpto de Mesa de entrada). Alejo Zammito (Dpto de Mesa de entrada), Mirta Gerace (Dpto de Mesa de Entrada), Melina Michniuk (Dpto de Despacho), Mariana Daus (Dirección de Despacho y Mesa de Entrada), Romina Thiers Posse, Juliana Mariñas (Dpto de Mesa de entrada), Silvia Prieto, Ana Baldassarre (Dpto de Despacho), Laura Costa (Dpto de Despacho) Marilina Rico (Subsecretaría de Gestión).

Capacitador: Diego Quesada-Allué (Subsecretaría de Gestión).

Publicado por Marilina Rico en Mejoras, Resumen semanal
Presentación y reflexión sobre el uso del SiGeDep

Presentación y reflexión sobre el uso del SiGeDep

El miércoles 2 de noviembre tuvo lugar una reunión para reflexionar sobre el uso del  Sistema Integral de Gestión Departamental (SIGeDep), a fin de hacer extensiva su utilización a todos los Departamentos.

En el encuentro se presentó el  Manual de Usuario del SiGeDep que se confeccionó para facilitar su uso y se encuentra disponible en la sección de documentos.

A partir de la reunión se creó un mailing group con la lista de usuarios de SIGeDep para poder intercambiar consultas y tener una mayor interacción entre los usuarios del sistema.

Participaron de la actividad: los desarrolladores del Sistema, integrantes del Departamentos de Computación y los Departamentos Docentes de Biodiversidad y Biología Experimental; Física; Química Orgánica; Computación; Química Inorgánica; Geología; Ciencias de la Atmósfera y los Océanos y personal de la Secretaría Académica.

El desafío

🧐La información sobre el personal docente, los cargos y subcargos, y los concursos es administrada por cada Departamento.

🧐Cada uno utilizaba su propio criterio para ordenar esa información, distribuida en biblioratos, notas y/o planillas de Excel. Por otro lado, ese conocimiento no era el mismo para las personas de un mismo departamento. Todo esto generaba errores en las presentaciones hechas a Mov. de Personal, dando lugar a idas y vueltas para corregirlos que demoraban los trámites.

🧐Una vez que entraba en la órbita de Mov. de Personal, la única forma de conocer el estado del trámite era comunicándose con esa oficina.

El resultado

👍Se extendió la implementación del Sistema Integral de Gestión Departamental (SIGeDep), una herramienta online para docentes, investigadores y administrativos desarrollada por el Departamento de Computación, que permite el uso concurrente de los datos para gestionar los datos personales de docentes y nodocentes, la administración de cargos y subcargos, y el manejo de concursos, designaciones y asignación de materias de cada departamento. Aunque su uso no es obligatorio, está muy difundido entre los departamentos.

👍Al conectarlo con el Sistema de Cargos (SiDeCar) se logró agilizar el proceso de Designaciones de Docentes, ya que permite acceder a los mismos datos que la Administración Central, minimizando errores de carga. Ambos sistemas estructuran los datos de la misma forma para facilitar el cruce.

👍En pandemia permitió continuar haciendo concursos no presenciales y se agregaron funcionalidades para acompañar la virtualidad.

Cómo lo logramos

→ Recogimos necesidades de los Departamentos y Movimiento de Personal, y facilitamos reuniones de intercambio para definir los pasos a seguir.

→ Se trabajó en conjunto con el Departamento de Computación para la implementación del sistema en todos los Departamentos.

→ Facilitamos reuniones de capacitación y elaboramos un Manual de uso para tener de respaldo ante futuras capacitaciones de personal.

→ Se generó un sistema de tickets para reporte de incidencias y propuestas de mejora.

→ Creamos una lista mailman de usuarios y desarrolladores que funciona como espacio de colaboración e intercambio.

→ Realizamos encuestas de uso y satisfacción para trasladar información al equipo de desarrolladores. Damos seguimiento a nuevas implementaciones. Es un sistema en continuo desarrollo.

Publicado por Marilina Rico en Resumen semanal
Capacitación: Financiamientos de Cargos

Capacitación: Financiamientos de Cargos

Los días 18 y 19 de agosto el Departamento de Movimiento de Personal realizo capacitaciones a los distintos Departamentos Docentes sobre Financiamientos de Cargos, actividad que se había identificado como prioritaria durante el cierre del ERM3 realizado el pasado miércoles 13 de julio.

La capacitación tuvo como objetivo explicar los aspectos financieros de los subcargos así como también, la información a detallar al realizar las diferentes solicitudes gestionadas por el Departamento de Movimiento de Personal. Asimismo responder a las inquietudes que el personal administrativo de cada área pudiera tener al momento de completar algunas de las notas estandarizadas.

Participaron de la capacitación integrantes de la Secretaría Académica, el Departamento de Movimiento de Personal y los Departamentos Docentes de Ciencias de la Atmósfera y los Océanos; Biodiversidad y Biología Experimental; CCPEMS; Computación; Ecología, Genética y Evolución; Física; Matemática; Fisiología, Biología Molecular y Celular; Geología; Química Inorgánica; y Química Orgánica;

Les recordamos que los formularios se encuentran disponibles en el repositorio digital del sistema de gestión de la calidad.

Publicado por Marilina Rico en Resumen semanal
Evento Rápido de Mejora 4: Expedición de Títulos

Evento Rápido de Mejora 4: Expedición de Títulos

El martes 7 de junio tuvo lugar un Evento Rápido de Mejora (ERM) sobre la expedición de títulos universitarios, realizada por la Dirección de Alumnos y Graduados. Participaron de la actividad el personal del Departamento de Títulos, integrantes de la Subsecretaría de Postgrado y un representante de graduados de la FCEyN.

El objetivo fue conocer el proceso de solicitud de Diploma Universitario expedido por la FCEyN. En particular, se trabajó sobre el mapeo del proceso del trámite en su totalidad, desde que el interesado solicita la expedición del diploma hasta su entrega. En conjunto se realizo la descripción de tareas específicas del área para identificar todas las instancias del circuito, tanto internas como aquellas en las que participan áreas externas, que permitieron reflexionar sobre las oportunidades de mejora a ser trabajadas en un futuro.

La reseña de los principales temas trabajados se puede consultar en la ficha resumen.

El equipo de mejora, liderado por Diego QUESADA-ALLUÉ (Subsecretaría de Gestión), estuvo integrado por:
– Ana CANTERO (Departamento de Títulos)
– Alejandra ROSSI (Departamento de Títulos)
– Griselda FERRERO (Departamento de Títulos)
– Bruno BIANCHI (Graduado FCEyN)
– Silvana BARROSO (Subsecretaría de Postgrado)
– Marilina RICO (Subsecretaría de Gestión)

El Evento Rápido de Mejora tuvo como facilitadora externa a Soledad PINTER.

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